Goeie vergaderingen geven energie!

Eens mensen in staat zijn om verbindend te communiceren, ligt de weg open naar efficiënte en energie-gevende vergaderingen. Onderstaand driestappenplan geeft extra houvast en snelheid.

Behoeften (h)erkennen

Het startpunt van verbindende communicatie is het herkennen en erkennen van gevoelens zoals boosheid, angst, verdriet en blijdschap. Eens je kan achterhalen welke waarneming dit gevoel triggert en welke behoefte erachter schuilgaat, kan je er respectvol over in gesprek gaan.

Maar ook bij het beluisteren van anderen, speelt dit (h)erkennen van gevoelens en behoeften een cruciale rol. Niets is zo efficiënt in vergaderingen als het luisteren naar wat de ander voelt en nodig heeft. Soms gaat het om een idee dat zijn weg zoekt naar realisatie, soms hoor je beperkingen. Het is raadzaam om met bezwaren rekening te houden, want mensen die zich gehoord weten, blijven betrokken. In geval van meningsverschillen of spanningen ontstaat door het actief, verbindend luisteren een klimaat om samen naar uitwegen te zoeken.

Op welk doel mik je?

Het is een open deur intrappen, maar een vergaderpunt waarvan het doel niet duidelijk is, is een gemiste kans. Sta dus al bij de voorbereiding van de vergadering stil bij het doel van elk geagendeerd punt.

Enkele veel voorkomende doelen bij vergaderpunten zijn:

  • informatie geven,
  • input krijgen (ideeën uitwisselen/vragen stellen),
  • afspraken maken,

Bezorg deelnemers vooraf de nodige informatie zodat ze zich optimaal kunnen voorbereiden. Ook als deelnemer aan een vergadering kan je je bijdrage leveren aan doelgerichte agendapunten: hetzij door ze aan te leveren, hetzij door vooraf om verheldering te vragen.

Snel tot goeie afspraken komen

Met de driestappenmeeting - Fluïde organisatie van Arne de Vet en Filip Lowette - krijg je een handige structuur aangereikt voor energie-gevende vergaderingen.

We geven de drie stappen hier verkort weer:

  1. Begin met een update en lijst de te bespreken issues op

Als er ruimte wordt gemaakt voor iedere deelnemer om zich bij het begin van een vergadering uit te drukken over hoe hij/zij zich de afgelopen periode voelde, worden deelnemers van moment één betrokken en krijg je snel zicht op belangrijke informatie. Zo ook voor het oplijsten van issues: iedere deelnemer aan de vergadering krijgt de kans om aan te geven wat hij/zij nodig heeft om verder te kunnen.

  1. Pak de issues één voor één aan

Zoals eerder aangegeven is het soms nodig om bij issues door te vragen naar het doel: wil de persoon informatie meedelen, informatie krijgen of een actie voorstellen. In het laatste geval kan je het voorstel formuleren en vervolgens naar bezwaren en bedenkingen van de andere deelnemers te vragen. Bezwaren geven duidelijke aanwijzingen over de nodige aanpassingen en wijzen de weg naar meer gedragen afspraken.

  1. Maak een actiegericht verslag

Eens alle issues getackeld zijn, kan een kort verslag van de afgesproken acties gemaakt worden. Dit document vormt de houvast voor verdere uitvoering en opvolging.

Wat als de groep te groot is om iedereen aan het woord te laten?

Hoe groter de groep, des te belangrijker het wordt om oog te hebben voor de vergadermethodiek. Om iedereen betrokken te houden is het werken in subgroepen en vervolgens terugkoppelen naar de volledige groep vaak aangewezen.

Wil je nog meer vergadertips en -methodiek ontdekken en oefenen? Ga naar Verbindende Besluitvorming.