Vergadertips die energie en resultaat opleveren

Heel wat van onze werktijd gaat op aan vergaderingen. Zorgen voor verbinding en duidelijkheid in meetings maakt dat de energie blijft stromen en meetings resultaat opleveren.Graag delen we een reeks tips, die bijdragen aan fijne en effectieve vergaderingen.
Wil je ermee aan de slag in jouw team? Kies er dan enkele tips uit waar je de komende maanden aandacht aan wil geven, vertaal ze naar concrete afspraken en evalueer na een 10-tal vergaderingen wat werkt en wat bijgestuurd dient te worden.
Hier vind je onze tips.

Tips voor de voorbereiding

  • Beperk het aantal deelnemers. Probeer het aantal deelnemers te beperken tot degenen die direct bij het onderwerp betrokken zijn. Dit houdt de discussie gefocust en efficiënt.
  • Plan meetings met enkele mensen. Als je tijdens een vergadering merkt dat er een overleg moet plaatsvinden tussen enkele personen die in de meeting zitten, zorg dan dat deze mensen na de vergadering met elkaar een moment vastleggen rond dit onderwerp. Op die manier wordt er tijd bespaard voor iedereen die hier niet bij betrokken is.
  • Stuur de informatie vooraf door zodat de deelnemers dit kunnen doornemen vóór de meeting. Zo vermijd je dat een meeting een voorleesles wordt. Gebruik de meeting voor het stellen van verduidelijkingsvragen en het maken van concrete afspraken om de informatie te vertalen naar actie.
  • Leg de agenda van een meeting op voorhand vast op een gedeeld informatieplatform (sharepoint e.a.) zodat de deelnemers zich goed kunnen voorbereiden. Noteer eventueel open vragen in functie van het besluit en de vertaling naar concrete actie. Twee vragen die hierbij handig zijn: WKWDO (Wat-Kunnen-We-Doen-Om?) en HKW (Hoe-Kunnen-We?). Zie hiervoor ook het schema van verbindende besluitvorming.
  • Geef deelnemers de mogelijkheid om zelf agendapunten in te plannen.
  • Wijs duidelijke rollen toe, zoals de rol van moderator/voorzitter, verslagnemer en tijdsbewaker. Dit helpt een gestructureerd verloop van de vergadering en zorgt ervoor dat alle agendapunten aan bod komen.
  • Streef ernaar dat deelnemers zelf concrete voorstellen doen en de meeting enkel gebruikt wordt om te peilen naar bezwaren. Zijn er bezwaren, verrijk dan het voorstel vanuit de behoeften en waarden achter de bezwaren.

Tips voor het modereren van de vergadering

Laat de meeting faciliteren door iemand die streng kan zijn voor de manier van vergaderen (de vorm) en empathisch naar de inhoud.

  • Streng qua vorm betekent:
    • Ervoor zorgen dat mensen naar elkaar luisteren en elkaar laten uitspreken.
    • Soms aandringen dat mensen eerst kort samenvatten wat ze hoorden voor ze hun mening geven op wat er gezegd werd.
    • Ervoor zorgen dat de deelnemers een antwoord geven op vragen die gesteld worden. Als je meningen wil verkennen, zoek je niet naar oplossingen. Als je naar oplossingen zoekt, vraag je niet naar meningen.
  • Empathisch qua inhoud betekent:
    • Mensen, die langdradig zijn of zichzelf herhalen, verzoeken om hun boodschap kort en bondig weer te geven.
    • Mensen die slecht uit hun woorden geraken, helpen door af en toe samen te vatten wat je al begrepen hebt.
    • Mensen uitnodigen om ook hun ding te zeggen als ze enkel non-verbaal te reageren.
    • Je aandacht richten op de achterliggende behoeften van de deelnemers. Dit kan door dit expliciet te bevragen.
    • Te peilen naar de behoeften en waarden als mensen een bezwaar hebben bij voorstellen. Goede besluiten worden meestal aanvaard als er rekening gehouden wordt met de inzichten van elke betrokkene.
  • Zie de goede intenties van de anderen. Zorg ervoor dat mensen in de vergadering zich ervan bewust zijn dat iedereen handelt en spreekt vanuit eigen waarden en idealen. Een korte check-in waarbij iedereen kort aangeeft hoe het met hen gaat en wat hen bezig houdt, kan hierbij hulpzaam zijn. Bij het einde van een meeting kan je ook kort evalueren hoe de meeting werd ervaren: ‘Wat liep goed en wat kan beter?’. Het geven van feedback aan de moderator kan ook zin hebben. Hierdoor leren zowel de moderator als de deelnemers wat er nodig is voor een efficiënte meeting.
  • Actiepunten en verantwoordelijkheden. Eindig elke vergadering met duidelijke actiepunten en wijs specifieke verantwoordelijkheden toe aan individuele deelnemers. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid en voortgang.
  • Follow-up. Zorg voor een snelle opvolging na de vergadering met een verslag en een actielijst. Dit houdt iedereen op de hoogte en zorgt ervoor dat beslissingen worden uitgevoerd.
  • Gebruik van technologie. Maak gebruik van digitale tools voor samenwerking en communicatie. Dit kan de efficiëntie van de vergadering verhogen, vooral als sommige deelnemers online volgen.
  • Vergader staande – eventueel aan hoge tafels. Dit zorgt vaak op een naturelle manier voor het verkorten van de meeting.