Vergaderen met Verbindende Communicatie

We vergaderen om met anderen ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren,… Vergaderingen vragen vaak veel tijd, terwijl het gewenste resultaat niet altijd wordt bereikt. Als meetings niet effectief zijn, is dit een verspilling van kostbare tijd en leidt dit tot frustratie. Verbindende Communicatie geeft inspiratie om op een snelle, efficiënte manier tot resultaten te komen. En het motiveert deelnemers vanuit hun expertise en kennis bij te dragen tot het best mogelijke resultaat.

Zicht krijgen op de efficiëntie en effectiviteit van vergaderingen

Als leidinggevende kan je je de vraag stellen welke vergaderingen je wil afschaffen als je hoort dat slechts weinig meetings zin hebben. Je kan je ook afvragen hoe je met minder tijd dezelfde of betere resultaten kan bereiken.

Als medewerker kan je je afvragen hoe vergaderingen bijdragen tot kwaliteit, efficiëntie en voldoening in je werk… Wanneer ben je geboeid in een vergadering en wanneer onrustig? Wat mis je nog? En hoe geef je deze feedback om het vergaderen bij te sturen en maximaal betrokken te blijven?
Zowel leidinggevenden als medewerkers hebben hun rol bij vergaderingen; wie bereidt de vergadering voor, wie notuleert, wie voert de afspraken uit, wie zorgt voor structuur in de meeting, hoeveel ruimte wil je voorzien voor het delen van informatie…?

Aandacht voor de betrokkenheid van deelnemers

Zorg er al van bij de voorbereiding voor dat de betrokkenheid van deelnemers zo hoog mogelijk is.
Bedenk en noteer vooraf welke doelen je met de meeting wil bereiken. Volgende doelen kunnen hierbij aan bod komen:

• bespreken/toelichten van informatie die vooraf doorgestuurd werd,
• informatie uitwisselen,
• vragen stellen aan elkaar,
• het delen van vertrouwelijke informatie
• ideeën ontwikkelen,
• het maken van afspraken,
• het uitwerken van strategieën
• besluiten nemen.

Informeer deelnemers zoveel mogelijk vooraf over de agendapunten. Geef aan wat je van hen verwacht zodat ze zich vooraf al kunnen voorbereiden.
Als je beslissingen wil nemen, zorg er dan voor dat iedereen die een mandaat heeft om beslissingen te nemen aanwezig is.
Deel eenvoudige informatie vooraf zodat je die tijdens de meeting niet hoeft mee te delen of voor te lezen. Gebruik de tijd tijdens de meeting voor het verhelderen en bespreken van de informatie.
Als je een vraag stelt aan een grote groep zijn het meestal dezelfde mensen die het woord nemen. Als je ook de anderen wil betrekken, pas dan de werkvorm aan. Dit kan door:

Mensen eerst hun antwoorden te laten noteren vooraleer er gesproken wordt.
De grote groep in kleine willekeurige groepen te verdelen en de vragen eerst in kleine groepen te laten bespreken. Vervolgens geeft een verslaggever de samenvatting van wat er in de groep besproken werd.
Vraag de deelnemers om antwoorden te noteren op post-its. Vervolgens plakken de deelnemers de antwoorden op een wand. De ideeën die samen horen, kan je groeperen.
Sluit een meeting af met een vraag die je tijdens de volgende meeting wil bespreken. Vraag de deelnemers om in tussentijd na te denken over mogelijke antwoorden. Begin de volgende meeting met een rondvraag waarbij iedereen kort zijn antwoord geeft. Noteer de antwoorden op een flip-over.

Zorg voor verbinding

Verbindende Communicatie geeft inspiratie om een meeting vlot te laten verlopen.
Zelf eerlijk en respectvol je mening geven zorgt voor duidelijkheid en leidt meestal snel tot duidelijke conclusies en concrete actiepunten.

1. Hou je hiervoor aan wat je waarneemt, hoort en ziet. Als je interpretaties hebt of als je iets veronderstelt, check dan hoe anderen dit zien. Ga er niet vanuit dat jouw manier van kijken de enige is. Vermijd het uitspreken van oordelen. Als deelnemers aan een meeting horen dat u hen een verwijt maakt – hoe subtiel ook- leidt dit meestal tot weerstand of minder betrokkenheid.

2. Zeg hoe je je voelt bij een bepaalde situatie. Gebruik hierbij een passende taal. Voor ‘angst' klinkt het vaak passender als u zegt: "Ik ben bezorgd, ik maak me zorgen, ik ben ongerust…" Voor ‘verdriet' past het beter dat u zegt: "Ik vind het jammer/spijtig" Om je boosheid uit te drukken passen woorden als ‘frustratie, irritatie, ongemak".

3. Benoem vooral de behoeften, de waarden en de belangen die je wil realiseren voor je concrete oplossingen voorstelt. Hou vast aan deze abstracte waarden en wees flexibel met betrekking tot de concrete invulling ervan. Luister ook naar de behoeften, waarden en belangen die de deelnemers in de meeting aanhalen.

4. Formuleer duidelijke verzoeken. Ga er niet van uit dat iedereen weet wat je graag ziet gebeuren. Hoe concreter je je verzoek formuleert, hoe sneller je tot een concrete afspraak komt. Hou je ook niet vast aan jouw concrete verzoek. Zoek bij een eventuele ‘nee' of een ‘halve ja' welke behoefte er bij de ander niet vervuld is en integreer deze in een aangepast voorstel.

5. Zorg ervoor dat je gul bent met waarderende communicatie. Dit hoeft niet telkens met veel woorden te gebeuren. Belangrijk hierbij is dat je waardering geeft die authentiek is: iemand anders zegt of doet iets en dat maakt je blij of stemt je tevreden.

6. Bij het uitwerken van oplossingen zorg je er best voor dat de besluitvorming in fasen verloopt:

Zorg voor een duidelijke zinvolle startvraag. Dit is een open vraag naar een bepaalde voor een bepaalde thematiek. Vaak is het zinvol om te kijken of deze startvraag nog scherper en creatiever geformuleerd kan worden.
Ga na of het zinvol is om de aanwezige expertise samen te leggen alvorens voorstellen te formuleren. Bij een dergelijke expertiseronde is het zinvol om zelf empathisch te luisteren en de empathie bij de anderen te stimuleren door te vragen: "Wat horen jullie? Vat eens in je eigen woorden samen wat je hoort. Welke vragen heb je hierbij?…"
Als deelnemers voorstellen formuleren, zorg er dan voor dat ze concreet, realistisch en in positieve bewoordingen geformuleerd zijn.
Check of een voorstel vertaald kan worden naar een concrete afspraak door het peilen of er iemand bezwaar heeft. In een bezwaar schuilt er altijd een bepaalde behoefte, waarde of belang. Stimuleer de creativiteit om de niet vervulde behoeften te vertalen naar aangepaste voorstellen.
Zoek telkens naar een besluit met de minste weerstand. Zorg ervoor dat je ook zelf aangeeft welke behoeften, waarden of belangen je vervuld wil zien in het uiteindelijke besluit.
Gebruik je empathische vaardigheden. Als je merkt dat mensen zich opwinden of hun stem verheffen, richt je luisteren dan in eerste instantie naar wat mensen voelen en nodig hebben.

7. Rond je meeting af door te peilen hoe de deelnemers de meeting hebben ervaren. Wat goed was behoud je voor de volgende meeting. Wat minder liep vertaal je in aandachtspunten naar de volgende keer.

Samenvatting

• Bereid je meeting voor met een duidelijk doel. Weet wat je uiteindelijk wil bereiken.
• Zorg voor efficiëntie door gerichte vragen en helderen verzoeken.
• Vermijd elke vorm van verwijt of oordeel en hou je bij de waarneembare feiten.
• Spreek je waardering uit.
• Luister empathisch naar verwijten en ‘andere' meningen.
• Verken eerste achterliggende behoeften, waarden en belangen vooraleer oplossingen voor te