Snel en wijs belsuiten (deel 2)

In het eerste deel van ‘Snel en wijs besluiten’ kan u lezen hoe u door Verbindende Communicatie de collectieve intelligentie van een groep kunt benutten om sterke besluiten te nemen. In dit deel leggen we uit hoe u ervoor kunt zorgen dat bij meerdere goede voorstellen u op een efficiënte manier het beste en meest gedragen besluit weerhoudt.In grote, complexe organisaties is het vaak moeilijk om snel tot een besluit te komen. Snelheid staat vaak haaks op kwaliteit. En bij vertraagde besluitvorming mist men vaak het momentum. Verbindende Besluitvorming biedt een gulden middenweg.

Uitgangspunten

Om een snel een krachtig besluit te kunnen nemen zijn er enkel voorwaarden:

• De kwaliteit van een besluit is afhankelijk van de competenties van de beslissingsnemers. Het ontwikkelen van een nieuwe smartphone bijvoorbeeld kan enkel gebeuren door specialisten in deze branche. Daarom is het belangrijk om bij het samenstellen van een team dat beslissingen neemt, een slimme keuze te maken van de deelnemers. Zo is het uitnodigen van een vertegenwoordiger van de mensen die het besluit gaan uitvoeren is heel vaak een slimme keuze.
• Alle actoren die een bijdrage kunnen leveren aan de besluitvorming dienen aanwezig te zijn op het moment van de besluitvorming. Dit impliceert dat de volledige beslissingsbevoegdheid bij de groep moet liggen. En dit veronderstelt dat er duidelijkheid is over missie, visie en strategische doelen. Dus de juiste mensen aan tafel met een zo ruim mogelijk mandaat;
• Als er meerdere keuzes zijn, kiest men voor de beste ‘good enough’ oplossing. Dit betekent dat de groep die de beslissing neemt, kiest voor het voorstel met de minste weerstand waarin de behoeften, waarden en belangen zo goed mogelijk vervuld zijn. Een belangrijke keuze die men hierbij in beschouwing neemt is de nul-oplossing. Dit is de oplossing van het status quo: “Alles blijft zoals het is.” Door de nul-oplossing expliciet als mogelijkheid naar voren te schuiven, wordt indirect duidelijk hoe groot de motivatie is om iets te veranderen. Men vergelijkt dus de weerstand van het meest acceptabele voorstel met de keuze voor een status quo. Deze manier van werken geeft duidelijkheid én de energie om aan de slag te gaan met het weerhouden voorstel;
• Verbindend kunnen communiceren is een noodzakelijke voorwaarde om snel voortgang te maken bij de besluitvorming. Het veronderstelt dat elke deelnemer de vaardigheid heeft om zijn mening duidelijk en bondig uit te drukken én in staat is om op een empathische manier naar de anderen te luisteren. Vaak is het handig om een besluitvorming te laten faciliteren door iemand die oog heeft voor de communicatie. Deze persoon kan ervoor zorgen dat het besluitvormingsproces duidelijk gefaseerd wordt en dat de deelnemers ‘on track’ blijven.

Een keuze maken uit meerdere besluiten in vijf fasen:

Een goede, duidelijke startvraag

Een goede startvraag is het uitgangspunt van een zinvolle besluitvorming. Het empathisch bevragen van belangrijke betrokkenen (klanten, stakeholders) naar hun behoeften, belangen en waarden heeft vaak een bijzondere meerwaarde om het out-of-the box denken over de startvraag een impuls te geven.

Voorbeeld: om een keuze te maken voor het volgende prototype van een smartphone is het belangrijk om vanuit een krachtige startvraag te vertrekken. Het empathisch bevragen van klanten naar de ongemakken die ze ervaren, alsook naar de wildste fantasieën die ze hebben bij toekomstige toestellen, levert waardevolle input voor het formuleren van goede startvragen. Het kiezen van de juiste startvraag kan een besluitvormingsproces op zich zijn.

Meerdere voorstellen worden geformuleerd

Bij het formuleren van voorstellen is het noodzakelijk dat de voorstellen zo concreet en realistisch mogelijk geformuleerd worden. Dit geeft de mogelijkheid om voorstellen heel specifiek te bevragen op weerstand bij de deelnemers aan de besluitvorming.

Voorbeeld: de deelnemers formuleren verschillende concrete voorstellen vanuit de weerhouden startvraag. De voorstellen worden schematisch genoteerd op visuele media (flipover, smartboard) zodat alle betrokkenen een overzicht hebben van de verschillende mogelijkheden.

Empathie voor de bezwaren bij elk voorstel

Per voorstel formuleren de deelnemers de mate waarin ze weerstand hebben. In plaats van enkel het eigen voorstel te verdedigen, is het essentieel om de verschillende voorstellen te overwegen en de weerstand voor alternatieve voorstellen op een empathische manier te bevragen en te beargumenteren. Welke behoeften, waarden of belangen komen tekort? Door deze interactie ontstaat er een kruisbestuiving onder de verschillende deskundigen om vanuit hun collectieve intelligentie de beste keuze te kunnen maken.

Voorbeeld: elk voorstel wordt bevraagd op weerstand vanuit hun respectieve competenties. Afhankelijk van de mate waarin deelnemers weerstand voelen geven ze met één, twee, drie, vier of vijf vingers aan hoeveel weerstand ze bij een bepaald voorstel hebben. Door de totale weerstand bij elk voorstel te noteren, wordt vaak duidelijk welk voorstel het meest acceptabel is in de groep. Het inlevend doorvragen op bezwaren en de achterliggende behoeften, belangen of waarden vraagt tijd. Een synthese van het bezwarenniveau kan bij elk voorstel genoteerd worden.

Aanpassen van de voorstellen

Het aanpassen en verfijnen van de voorstellen tot besluit zorgt ervoor dat de deskundigheid van de beslissingsnemers uitmondt in concepten die de individuele competenties overstijgen. Vaak wordt de input uit de vorige ronde vertaald naar één voorstel waarin alle aanwezige knowhow gebundeld is. Dit voorstel wordt dan aangenomen als uiteindelijk besluit. Toch kan het ook zijn dat er meerdere voorstellen tot besluit geformuleerd worden die ten opzichte van elkaar afgewogen moeten worden. Vaak gaat het dan over enkele varianten waarbij men een keuze wil maken voor de oplossing met de laagste weerstand (en dus de hoogste acceptatie).

Voorbeeld: er worden drie mogelijke varianten van een nieuw prototype geformuleerd. Bij elk voorstel staan de voor- en nadelen duidelijk op een rijtje.

Wegen van de voorstellen vanuit weerstand, incl. de nul-oplossing

In een finale stemmingsronde worden de voorstellen met elkaar vergeleken vanuit het weerstandsprincipe. Ook de nul-oplossing wordt hierbij gewogen. Het voorstel met de laagste weerstand wordt weerhouden als besluit.

Voorbeeld: elke deelnemer geeft zijn weerstandsniveau bij elke keuze, ook bij het voorstel om alle voorstellen te laten vallen (de nul-optie). Om de uiteindelijke keuze in uitvoer te brengen wordt er afgesproken wie, wat, wanneer doet zodat het besluit uitgevoerd kan worden.

Tot slot

Als deelnemers vertrouwd worden met het peilen naar bezwaren en inzien dat deze manier van werken voor snelheid en kwaliteit zorgt, zullen ze op een natuurlijke manier een eigen manier van werken ontwikkelen. Door op een verbindende manier naar elkaar te luisteren, creëren inhoudelijke experts en ervaringsdeskundigen een kwaliteit die uniek is, waardevoller en alsmaar beter.