Feedback ontvangen = een cadeau aan jezelf geven
Hoe geef je feedback op een effectieve manier? Over deze vraag zijn wellicht duizenden boeken geschreven. Over hoe je feedback ontvangt op een effectieve manier slechts enkelen.
Toch is het vooral de manier waarop feedback ontvangen wordt die maakt of de feedback effectief is of niet.
Wat maakt het moeilijk om feedback te ontvangen?
Als we feedback ontvangen hebben we snel de neiging om in de verdediging te gaan. “Heeft de ander wel goed nadacht over wat hij wil zeggen? Wat wil de ander hiermee bereiken? Misschien weet de ander de context niet waardoor hij een vertekend beeld heeft?…” Zeker als we een verwijt of kritiek in de boodschap horen op onze persoon, gaan de luiken dicht en sluiten we ons af voor wat de ander ons wil zeggen. Toch is feedback een essentiële factor bij elk leer- en groeiproces.
Vaak horen we een onderliggende boodschap dat we niet ok zijn, dat er iets mis is met ons. Of we horen dat wat we doen verkeerd of fout is. Het paradigma “Er is er één die gelijk heeft.” ligt vaak onbewust aan de basis voor het zich afsluiten voor feedback. Mensen hebben vaak nog zo veel te verwerken dat ze geen ruimte hebben om er nog kritiek bij te krijgen.
Hoe kun je dan profiteren van feedback?
Veel heeft te maken met hoe je naar feedback kijkt.
1. De ander geeft feedback vanuit zijn behoeften.
Hierbij wil de ander wellicht twee dingen: gehoord worden en mogelijks een oplossing vinden voor zijn probleem. Als je op een actieve manier naar de boodschap luistert, is het probleem vaak al voor de helft opgelost. Mee aan een oplossing werken doe je best enkel als dit ook tegemoet komt aan jouw behoeften. Dit laatste kun je al dan niet in beraad houden tot je meer duidelijkheid hebt voor jezelf.
2. Feedback geven is vaak bedoeld om de ander te helpen.
Als je de goede, zorgzame intenties van de ander ziet, is het ook gemakkelijk om door te vragen naar wat de ander juist bedoelt. Wellicht wil de ander concrete suggesties geven zodat je beter kan functioneren. Door hiervoor open te staan krijg je zicht op je blinde vlekken. Met goed gegeven feedback kun je vaak direct aan de slag en zie je onmiddellijk resultaat. En als je feedback krijgt en je weet die te vertalen naar intenties en actiepunten is het vaak handig om een gesprek te plannen om de effecten van de feedback te evalueren. Feedback wordt zo een belangrijk onderdeel van een leerspiraal.
3. Wat de ander van je vindt, mag hij houden.
Je hoeft feedback niet te aanvaarden als je er niets mee kunt. Als de verpakking van de feedback onhandig is omdat de ander verwijten of oordelen formuleert, is het zinvol om hierop door te vragen vanuit de vier bouwstenen van de Verbindende Communicatie. Weet dat de observatie van de ander kan verschillen van de jouwe. Door ontspannen te luisteren krijg je wellicht veel meer informatie dan door meteen in de verdediging te gaan. Pas nadat je de feedback in detail hebt gehoord en weet vanuit welke behoeften de ander zijn verzoeken formuleert, kun je ervoor kiezen om al dan niet in te gaan op wat de ander zegt en voorstelt.
Tips voor het ontvangen van feedback
- Zorg ervoor dat je op een ontspannen manier kunt luisteren naar feedback. Als je zelf stress hebt of empathie nodig hebt, is het wellicht niet het juiste moment om feedback te aanhoren. Ervoor zorgen dat je zelfvertrouwen ok is, is essentieel om feedback op een open manier te aanhoren. Stuur de inhoud en de vorm van de feedback. Wacht niet tot de ander met feedback komt. Neem zelf het initiatief. Leid het ontvangen van feedback in door te zeggen: “Ik wil graag leren hoe jij naar een aantal dingen kijkt over…. Ik ben benieuwd waarover je tevreden bent, en wat je graag anders zou zien.” Door deze manier van vragen krijg je waardering en gerichte feedback op dingen die veranderbaar zijn. Kritiek op dingen die niet te veranderen zijn, komt hierdoor minder in de aandacht.
- Kondig een feedbackgesprek vooraf aan. Op deze manier kan de ander zich voorbereiden op wat hij gaat zeggen. Het geven van duidelijke richtvragen vooraf kan hier zeer behulpzaam zijn (zie vorig puntje).
- Weet dat het geven van feedback mensen soms wat stress kan bezorgen. Zorg ervoor dat de gever van de feedback zich comfortabel voelt. Zorg ervoor dat je met een positieve ingesteldheid kunt luisteren. Zie dat wat de ander zegt, bedoeld is als een geschenk. Een ontspannen open lichaamshouding zorgen er voor dat de feedbackgever zich ook relaxed zal voelen.
- Vraag ook feedback aan mensen die je niet sympathiek vinden. Wellicht kunnen deze mensen je beter wijzen op je scherpe kanten en de aspecten waar je nog kan bijleren. Stel hen vooral op hun gemak en luister met interesse en warme belangstelling naar wat ze jou willen meegeven aan tips en suggesties.
- Onder vier ogen. Omdat het geven van feedback soms gevoelig ligt, zowel voor de gever als voor de ontvanger, is het zinvol om hiervoor een aparte ruimte te voorzien. Hierdoor kan er op een ontspannen manier doorgevraagd worden als bepaalde boodschappen niet zo evident zijn om te horen (uit te spreken). Zoek een aangename ruimte waar je niet gestoord kan worden door computers of telefoons. Zorg ervoor dat je ook visueel apart zit zonder dat je ‘te kijk zit’ voor anderen.
- Luister op een verbindende manier naar de feedback. Focus je aandacht op wat de ander voelt en nodig heeft. Verwoord gevoelens en behoeften als deze niet expliciet worden uitgesproken maar toch belangrijk zijn om de boodschap te begrijpen. Zorg ervoor dat je de ander helpt bij het formuleren van de feedback door het stellen van vragen als:
- Wat maakt dat je…?
- Kun je hier een voorbeeld van geven?
- Heb je behoefte aan…?
- Begrijp ik dat je…?
- Hoor ik je dan zeggen dat…?
- Is er nog iets dat je hierover wilde zeggen?
Inspiratie voor deze tekst
Thanks for the feedback (Douglas Stone en Sheela Heen, 2015)
Wat je vindt mag je houden (Jan van Koert, 2010)
