Als niet-gevoerde gesprekken energie kosten

• Hoor je medewerkers klagen over een gebrek aan duidelijkheid? En vraag je je af hoe je hier efficiënt op kan inspelen zonder directief te worden?
• Merk je wrevel omdat medewerkers hun eigen invulling geven aan de teamafspraken? En vraag je je af of het nodig is om in te grijpen?
• Zet je je wel eens schrap als er bedenkingen geuit worden tijdens een overleg? En vraag je je af of het zin heeft je eigen bedenkingen hier nog aan toe te voegen?

In een samenwerking hoeft niet alles besproken te worden. Toch is het handig om bij problemen zaken op scherp te stellen en te komen tot een gedragen oplossing. Er zijn dan echter een heleboel redenen om dat niet te doen, al was het maar omdat het tijd en energie kost om iets aan te kaarten en de uitkomst ervan onzeker is. Voor je het goed en wel doorhebt, vervaagt de context en blijf je moedeloos achter. Moed gaat over de kracht van het hart, het orgaan van verbinding. Maar hoe doe je dat dan om je moed bij elkaar te rapen en het probleem te bespreken?

Helder spreken en empathisch luisteren

Als mensen verbindend leren communiceren, ervaren ze een positieve impact als ze hun mening geven. Bovendien leren ze luisteren naar wat er voor anderen leeft en hierover in gesprek te gaan. Met Verbindende Communicatie zijn mensen met andere woorden toegerust om samen te denken.

Eerst meningsvorming, dan besluitvorming

Daar waar het in 1 op 1 gesprekken nog overzichtelijk blijft, stelt zich de vraag hoe je over complexere problemen in gesprek gaat met een groep. Het is immers hier dat de ontsnappingsroute de meest bewandelde weg is.

Voorbeeld
Bij het uitwerken van een website bespreek je het eerste ontwerp met je collega’s. Iedereen heeft er zo zijn eigen mening over: dit past niet binnen onze huisstijl, de foto’s zijn te gelikt… Als je alle kritiek op het ontwerp hoort, twijfel je niet aan de betrokkenheid van collega’s, maar de moed zakt je wel in de schoenen. Bovendien ben je het niet eens met de opmerking over de foto’s en weet je dat er ook in het team erg verschillend gedacht wordt over ‘onze huisstijl’. Rekening houden met de input wordt moeilijk als het onderwerp niet verder besproken wordt. En als je verder gaat zonder rekening te houden met de opmerkingen zullen er wellicht mensen zijn die gefrustreerd achter blijven. De vraag voor het volgende overleg is dus ‘ Welk beeld of welke sfeer willen we onze websitebezoekers meegeven?’.

Meningsvorming – agree to disagree

Geregeld tijd nemen om onderwerpen te bespreken en desnoods grondig van mening te verschillen – en dus naar elkaar te luisteren – hoeft niet zo tijdsintensief te zijn.
Belangrijk is vooral dat er voldoende openheid is om alle meningen te horen en nieuwsgierig te blijven naar de onderliggende redenen (behoeften en waarden).

Toch is het vaak uitdagend om de vraag te stellen wat mensen vinden over een onderwerp. “Wat als er iemand enkel de eigen mening gaat verdedigen?”, “Wat als iemand geen mening heeft of kan verwoorden?”, “Wat als de vraag tot verdeeldheid en spanning leidt?”…

Deze vragen stellen, brengt meestal duidelijkheid over hoe verschillende deskundigen kijken naar een bepaalde realiteit. Het kan een startpunt zijn voor:

• besluitvorming “Hoe kunnen we er dan voor zorgen dat…?”
• een verdere verkenning van de mening (debat) “Wat doet je zeggen dat…?”
• een verdere verkenning van de vooronderstellingen (dialoog) “Als jij het zo ziet, is het dan omdat je het heel belangrijk vindt dat…?”

Op die manier brengen we alle informatie die te maken heeft met onderwerp boven tafel.

Wat goed werkt in een ‘meningsvormende’ fase:

• mensen die zich helder kunnen uitdrukken;
• mensen die kunnen en willen luisteren en de ideëen van anderen niet als een verwijt horen;
• iemand die kan faciliteren door:

1. uitnodigende vragen te stellen;
2. antwoorden te beoordelen om ze in lijn houden met de vraagstelling;
3. te herformuleren wat er gezegd wordt om tot een gezamenlijk begrip te komen.

Besluitvorming – gaan voor ‘good enough’

Eens er via meningsvorming genoeg informatie is over een bepaald onderwerp kan de besluitvorming worden ingezet, zelfs als er uiteenlopende meningen zijn.
Met Verbindende Besluitvorming wordt dan eerst gezocht naar een goeie startvraag.

Voorbeeld
Wat kunnen we aan het ontwerp aanpassen zodat het helemaal past bij onze huisstijl?
Hoe zorgen we ervoor dat de visuals helemaal passen bij de inhoud en stijl die we willen uitstralen?

Verbindende Besluitvorming reikt een kader aan waarmee oplossingsideeën gegenereerd en verfijnd worden. Onze ervaring bij het faciliteren van besluitvorming leert dat het voor mensen veel gemakkelijker wordt om mee te denken vanuit het belang van anderen als er ook rekening gehouden wordt met hun eigen belangen. En omdat het zoeken naar de ideale oplossing vaak verlammend werkt, moedigen we hen aan om te gaan voor de best mogelijke keuze op dit moment. Dit zorgt voor duidelijkheid en hernieuwde energie voor het samenwerken.

Het uitgangspunt bij Verbindende Besluitvorming is dat een brede acceptatie essentieel is voor een goede beslissing. Unieke vragen, het gewicht van bezwaren en hun argumentatie wijzen de weg naar creatieve oplossingen.

Wil je hier meer over leren?

Kijk dan zeker naar ons aanbod verbindende besluitvorming volgen.